4.1 Características de Google Apps
En el entorno laboral, educativo o de ocio es frecuente encontrarse con la necesidad de un soporte informático a una experiencia de colaboración entre un grupo de personas en el diseño de un trabajo colectivo. El denominador común de cualquiera de estas iniciativas será por un lado la creación y publicación compartida de documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo y por otra la comunicación en tiempo real (mensajería instantánea) o diferido (emails). En este contexto las aplicaciones que proporciona Google pueden ser un excelente recurso para crear y soportar la actividad de un grupo de trabajo.
http://drive.google.com // CC BY
Google Apps ofrece una serie de ventajas en el trabajo colaborativo:
- Sin guardar nada en el ordenador propio. El usuario puede acceder desde cualquier equipo y no necesita guardar nada en su ordenador. Si éste se estropea no pasa nada aunque no haya realizado copias de seguridad.
- Sistema de versiones de los documentos. Si algún día se elimina un documento de forma accidental, la plataforma siempre guardar todas las versiones anteriores.
- Compartir documentos por su enlace. No se requiere enviar un pesado email a nadie con el documento. Basta un email con el enlace al mismo.
- Actualización de software. No es necesario actualizar el software de creación de documentos cada cierto tiempo.
- Reinstalación del ordenador. No se precisa la reinstalación de software porque basta con un navegador web.
- Gratuito. En el entorno educativo y personal el uso de todas las aplicaciones es gratuito.
- Exportación. Permite la exportación de los documentos a formatos multiplataforma como PDF que pueden ser guardados en local y enviados a otros usuarios.
- Fácil. Los documentos elaborados tienen una estructura sencilla.
- Distintos idiomas. No se producen problemas con los idiomas ni con símbolos extraños ni con la importación de documentos de Internet u otros programas.
- Descarga en local. Es posible guardar el documento en el ordenador para su posterior consulta si algún día está previsto no conectarse en Internet.
- Acceso universal. Solo se necesita un navegador web y una conexión a Internet. Es accesible desde cualquier sistema o dispositivo.