Gestionar préstamos

La gestión de préstamos es la tarea que se realiza con más frecuencia en la biblioteca de un centro educativo. Básicamente incluye tres tipos de acciones:

    1. Préstamos: es decir, el acto por el cual uno de los lectores recoge un ejemplar de la biblioteca y lo retira para su uso durante un tiempo determinado. Los préstamos siempre se realizan presencialmente.
    2. Reservas: se producen cuando un lector no retira un ejemplar, ya sea porque en ese momento está prestado o porque no puede hacerlo (por ejemplo, por tener el número máximo de ejemplares en préstamo), pero lo deja bloqueado en la biblioteca a la espera de poder llevárselo. Una reserva se puede realizar presencialmente, en la biblioteca, o a través de internet; en el primer caso, queda tramitada automáticamente; en el segundo no, ya que tiene que ser aprobada por un bibliotecario o encargado. En ambos casos la duración de la reserva (es decir, el tiempo que el ejemplar queda bloqueado a la espera de que el lector lo recoja) la configura de forma genérica el administrador de la biblioteca.
    3. Devoluciones: consisten en la restitución de los ejemplares prestados al fondo de la biblioteca.

Estas acciones pueden ser realizadas indistintamente por los bibliotecarios o los encargados, a través de la pestaña Préstamos / Operaciones.

La interfaz que ven estos dos tipos de usuarios (bibliotecarios y encargados) es la misma: Operaciones de reserva, préstamo y devolución, Consulta de préstamos, Consulta de reservas e Historial de préstamos.

Cuando se accede a la pestaña «Operaciones», puede que nos aparezcan algunas notificaciones referidas a reservas. Estas notificaciones se refieren a reservas de ejemplares que se han recibido por internet y que tienen que ser confirmadas o rechazadas por el bibliotecario o por el encargado. Las reservas también se pueden realizar presencialmente, pero en este caso no generan notificaciones del sistema, ya que se tramitan automáticamente.

Fuente: EmticReserva de préstamos (CC BY)

En general, la pestaña Consulta reservas nos permitirá ver con facilidad su número y el estado en el que se encuentran, pero esta información también la podemos obtener desde la pestaña Catálogo / Ejemplares.

Para iniciar el proceso de préstamo o de reserva de un ejemplar debemos escribir en la ventana Código o título del ejemplar uno de estos dos datos, o los introducimos pasando el lector de código de barras por encima de la etiqueta que habitualmente tiene pegada el ejemplar en la portada, contraportada. Si lo hacemos tecleando, al introducir los primeros caracteres aparecerá una lista desplegable con todas las coincidencias, entre las que tendremos que seleccionar la que deseamos prestar.

A continuación, pulsamos en el botón de color verde Comprobar, que está al lado, con lo que aparecerán, en la parte derecha de la pantalla, los datos del ejemplar seleccionado. Los datos más importantes de esta ficha son, además de los asociados con el fondo (título, editorial, etc.), el estado (disponible, prestado o reservado), el número posible de reservas que existen sobre el ejemplar (en el caso de la imagen siguiente no hay ninguna) y el tipo de ejemplar, que determina si un ejemplar es normal (lo que equivale a decir, prestable), restringido (con condiciones de préstamo muy especiales) o no prestable.

En caso de que se introduzca el código de un ejemplar que se encuentra en préstamo o reservado, el programa mostrará la información de la fecha prevista de devolución. Si, por el contrario, está disponible, aparecerá debajo una nueva ventana para que introduzcamos el código o nombre del lector; esto lo podemos hacer manualmente (en cuyo caso aparecerá un desplegable similar al que acabamos de ver con las coincidencias de los nombres o códigos de lector) o pasando el lector de códigos de barras por el carné del lector. Una vez que hayamos elegido el lector al que vamos a realizar el préstamo debemos pulsar en el botón Comprobar para ver si tiene algún tipo de sanción o si ha agotado el número de préstamos establecido.

En ese momento nos aparecerá la fecha prevista de devolución (que podemos modificar manualmente) y, en la parte inferior de la pantalla, los botones Prestar Reservar, o Prestar Anular reserva, dependiendo de la situación del ejemplar y del lector que lo solicita.

Fuente: EmticSistema de gestión de préstamos en AbiesWeb (CC BY)

La gestión de los préstamos bibliotecarios lleva aparejado el trámite de las devoluciones y de las prórrogas, cuando un lector desea continuar con un préstamo más allá del período que tenía inicialmente previsto. Estas acciones son sumamente sencillas, ya que siguen exactamente los mismos pasos que la realización de un préstamo o una reserva de un fondo en presencia del lector. Vamos a ver cómo se realizan, suponiendo en ambos casos que el lector ha ido a la biblioteca para solicitar una de estas dos acciones.

Devoluciones y prórrogas (CC0)

  1. Como en los casos anteriores, todo el proceso se realiza desde los perfiles del bibliotecario o encargado, eligiendo la opción de menú Préstamos / Operaciones.
  2. En la ventana Código o título del ejemplar hay que introducir estos datos.
  3. De modo automático aparecerán los datos del lector que tiene el ejemplar en préstamo y la ficha completa del préstamo.
  4. También podemos ver la fecha de devolución prevista para el préstamo, así como la de una prórroga, en el caso de que el lector la solicite y sea posible realizarla.
  5. Por último, solo es necesario clicar, en la parte inferior de la pantalla, en Devolver o en Prorrogar. Si la devolución se está realizando con posterioridad a la fecha de devolución prevista, aparecerá en la pantalla un aviso con la sanción correspondiente, en el caso de que el centro las tenga activadas.

EmticPrórrogas y devoluciones (CC BY)

Cualquier lector puede prorrogar un préstamo sin necesidad de ir a la biblioteca. Basta con que acceda a AbiesWeb con su usuario y contraseña y, en el menú Préstamos (1), clique en el botón Prorrogar (2). Si el lector cumple con las condiciones que el centro haya marcado para esta situación (básicamente que no haya agotado el número de prórrogas para cada ejemplar que esté marcado en la política de préstamos y que en ese momento no se encuentre sancionado) la acción se ejecutará automáticamente.

Prórroga online (CC0)