Cómo organizar las tareas de un proyecto de movilidad de educación escolar (KA101) o adultos (KA104)

Llevar a cabo un proyecto de movilidad KA101 o KA104 de Erasmus+ es un gran paso. Gracias a la relevancia del proyecto con respecto a los objetivos de la acción y prioridades europeas, la calidad en el diseño y la implementación, el impacto más allá de las instituciones y personas que participan en él, y la claridad y calidad del plan de difusión de los resultados, el proyecto ha sido seleccionado entre los mejores proyectos presentados a nivel nacional. Sin embargo, ejecutar este proyecto conlleva mucha responsabilidad, organización y trabajo constante.

Si tu centro lleva a cabo uno de estos proyectos, esperamos que esta entrada te ayude en la organización para llevar a cabo el proyecto. Lo contamos paso a paso.


1. Revisión del presupuesto aprobado por la agencia.
Consta en los anexos al convenio de subvención (en los proyectos de 2015), se visualiza en la pestaña “budgets” de la MT+, y en este enlace,  puedes descargar un pdf con el presupuesto total. Conocer este documento es fundamental, pues ofrece el desglose de los diferentes conceptos de viaje, ayuda individual, apoyo organizativo y curso (si lo hubiera) que a cada participante le corresponde.

 

2. Selección del profesorado participante

El profesorado participante en estas movilidades debe ser un proceso transparente y público, en base a unos requisitos de participación y criterios de selección previamente acordados. Además, el proceso de selección debe ser documentado, que idealmente quedará recogido en acta.

 

3. Selección del tipo de actividad.
Erasmus+ ofrece dos tipos: docencia y formación. Dentro de formación, se contempla la asistencia a cursos estructurados y la observación de buenas prácticas.

En cualquiera de las actividades, deben comprobar con antelación que se realiza en el país aprobado en convenio, y cuya duración es también la aprobada. Estos dos aspectos son de obligado cumplimiento, pues es lo que se había establecido en el formulario en virtud del cual se aprobó el proyecto. Cualquier cambio en relación con estos dos aspectos, deberán ser notificados al SEPIE (véase “Modificaciones” en punto 8 de esta entrada).

Si realizan un curso estructurado de formación continua, además, aconsejamos realizar un análisis del contenido, para comprobar que cumple con las expectativas del participante y con los objetivos definidos en el proyecto. También se deberá comprobar que las tasas de dicho curso son congruentes con el tipo de actividad, su contenido o la duración. Erasmus+ concede unos 70€ por día lectivo de curso, así que también idealmente deberá ajustarse a este parámetro.

Si la actividad a realizar es una observación de buenas prácticas, esta deberá realizarse en el centro con el que hayamos preacordado realizar dicha movilidad en la fase de solicitud; dicho centro fue incluido en ese momento en el formulario de solicitud y, como norma general, es una de las organizaciones incluidas en la Mobility Tool+.

 

4. Cumplimentación del convenio de subvención para movilidad con fines docentes y de formación Erasmus+.

Este se conoce popularmente como “mini-convenio” y consta de tres partes.
Una de ellas es el convenio de subvención, en el que se establecen las condiciones particulares y debe ser firmado por la instución de origen y el participante.
Otra parte anexa a las condiciones particulares es el convenio de movilidad de personal, y en ella se detalla el programa en el extranjero propuesto (organización de acogida, fechas, programa detallado, tareas del participante, competencias a adquirir, seguimiento y evaluación). Firman este documento el participante, la institución de origen y la organización de acogida.
La última parte de la que consta este “mini-convenio” es el compromiso de calidad, que son las obligaciones que las partes involucradas deben asumir con respecto a la movilidad. Este documento lo firman igualmente el participante, la institución de origen y la organización de acogida. Los modelos de documentos de convenio para uso entre beneficiario y participante se encuentran, para los centros aprobados en 2014, en este enlace (Convenio de subvención de movilidad y Compromiso de calidad), y para los que comenzaron en 2015, en este otro enlace (Anexo IV – Modelos para documentos de convenios para uso entre beneficiario y participante, para único beneficiaro, y Anexo IV – Modelos para documentos de convenios para uso entre beneficiario y participante, para consorcios de movilidad).
El momento idóneo de cumplimentar este “mini-convenio” es antes de la ejecución de la movilidad por parte del participante.

 

5. Informar a la Dirección Territorial de la Consejería de Educación sobre el profesorado de centros públicos que participará en las diferentes movilidades, según las instrucciones de la resolución nº 184 para el curso 2015/2016. El director o directora del centro deberá cumplimentar este documento llamado “informa” y enviarlo con una antelación previa de 15 días como mínimo.

 

6. Consigna de datos en la Mobility Tool+
Mobility Tool+ es una herramienta web, desarrollada por la Comisión Europea, para la colaboración, gestión y realización de informes de los proyectos de Movilidad y Asociaciones Estratégicas dentro del programa Erasmus+”. En ella, se encuentra toda la información sobre los proyectos que gestionan, incluida la que aparece en el convenio de subvención firmado con la Agencia Nacional.

Mobility_tool

A través de la MT+, se puede actualizar la información de los proyectos identificando a los participantes en las movilidades, productos etc. y se cumplimentan los datos del presupuesto.

La herramienta genera los informes individuales de los participantes y los informes intermedio y final del beneficiario de la ayuda; dichos informes se generan basándose en los datos de movilidad introducidos por los usuarios de Mobility Tool+.

Se accede a través de este enlace, introduciendo el usuario y la contraseña de ECAS, y existen manuales disponibles a disposición del usuario:
– Guía Beneficiario MT+ 2.0
– Guía de la Mobility Tool para beneficiarios del Programa Erasmus+

La Comisión Europea también facilita tutoriales para su uso, en este enlace.

Antes de las actividades en otro país, hay que consignar las movilidades de los participantes en la herramienta, cerciorándose de que los datos introducidos son correctos. Al día siguiente del fin de la actividad, al participante le llega un email generado por la MT+ con un enlace al cuestionario individual de movilidad para que valore dicha actividad. El participante tendrá un plazo de 30 días a partir de la fecha de recepción de dicho cuestionario para cumplimentarlo.

7. Creación de expedientes

En la Secretaría de los centros públicos dependientes de la CEU, se debe custodiar el expediente electrónico completo del proyecto. Este está compuesto de una parte administrativa, y una parte económica. Si el proyecto está financiado con más de 60 000€, se debe custodiar durante 5 años, y si es de menos de 60 000€, 3 años.
Expediente

8. Documentos justificativos

La parte II B del convenio de subvención establece, grosso modo, los siguiente: los costes de viaje, apoyo organizativo y apoyo individual (costes unitarios) se justificarán a través del certificado de haber asistido a la actividad en el extranjero, emitido por la organización de destino, especificando el nombre del participante, el propósito de la actividad en el extranjero, así como las fechas de inicio y de finalización.

Ssi la actividad fuese un curso, este coste se justifica, además del certificado emitido por el proveedor,  a través de la prueba de la inscripción en el curso y pago de una tasa por el curso en forma de factura u otra declaración emitida y firmada por el proveedor del curso.

Para viajes desde un lugar diferente al lugar de residencia del participante y/o viajes a un lugar diferente a donde se encuentra la organización de destino y que conlleve un cambio en la banda de distancia, el itinerario real del viaje debe justificarse con billetes de viaje u otras facturas que especifiquen el lugar de salida y el lugar de llegada.

Todos estos documentos se han de ir guardando en el expediente del proyecto y, una vez haya que cumplimentar el informe final en la MT+, se adjuntan como anexo. El SEPIE realizará la elegibilidad de las actividades a través de los certificados presentados.

Modificaciones al convenio en el caso de imposibilidad de llevar a cabo alguna actividad en el marco del proyecto.

Renuncia

Si la eliminación de alguna actividad afecta a la viabilidad del proyecto y se considera que el centro no está en condiciones de alcanzar los objetivos planteados en el proyecto, es preferible renunciar a la ayuda concedida y no arriesgarse a que el informe final sea evaluado negativamente. La ejecución deficiente, parcial o tardía del proyecto dará lugar a una reducción de la subvención concedida.

Informes_y_pagos

Si se considera que a pesar de no realizar alguna o algunas de las actividades, el centro está en condiciones de alcanzar los objetivos planteados en el proyecto, se puede solicitar una enmienda para reducir el número de actividades y del presupuesto correspondiente.

Modificaciones

Existen dos tipos de modificaciones: cambios menores o enmiendas al convenio.

Los cambios menores son aquellos que no tienen impacto financiero. No conllevan cambios sustanciales en el plan de trabajo. Pueden ser cambio persona de contacto, fechas de realización de cursos, institución de destino, etc. En los correspondientes informes intermedios o finales se dará debida cuenta de aquellos pequeños cambios.

Se debe realizar una enmienda al convenio cuando los cambios que se quieran hacer conlleven impacto financiero, o bien se cambia alguno de los datos incluidos en el convenio o en los anexos (como cambio de representante legal, dirección legal de la institución, cuenta bancaria, país de destino de algunas movilidades, etc.) o aquellos cambios sustanciales en el plan de trabajo.Modificaciones

Cualquier modificación del convenio se hará por escrito a través de registro electrónico y de estar firmada por el representante legal. Este es el modelo de solicitud de enmiendas que el SEPIE ha facilitado recientemente.

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9. Uso de Europass
Europass es un dossier de documentos que ayuda a los ciudadanos a comunicar de manera clara y sencilla las aptitudes, las titulaciones y certificaciones adquiridas a lo largo de la vida, tanto entre países como entre sectores. Consta de 5 documentos, de los cuales, el certificado de movilidad Europass es el más relevante para los beneficiarios de KA101 y KA104. Su uso no es obligatorio, pero sí recomendable.
En este enlace, el SEPIE facilita los cinco pasos para darse de alta y utilizarlo.

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10. Estrategia de difusión y explotación de los resultados

Erasmus+ contempla la difusión y explotación de los resultados del proyecto. Según la Guía Erasmus+, la difusión hace referencia a un proceso planificado para facilitar información sobre los resultados de programas e iniciativas a actores clave. En el marco del programa Erasmus+, significa dar a conocer los éxitos y resultados del proyecto en la mayor medida de lo posible. Concienciar a los demás del proyecto tendrá un impacto en otras organizaciones en el futuro y contribuirá a mejorar el perfil de la organización que lo ejecuta.
Este proceso deberá dar respuesta a las preguntas por qué, qué, quién, cuándo, para quién y dónde se difundirán los resultados, tanto durante el periodo de financiación como después de este.

El aprovechamiento consiste en utilizar algo y obtener un beneficio de ello. En el caso de Erasmus+, significa maximizar el potencial de las acciones financiadas, de manera que los resultados se sigan utilizando cuando el proyecto ya haya concluido. Conviene señalar que el proyecto se está llevando a cabo como parte de un programa internacional en pro del aprendizaje permanente que apoya las políticas europeas en el ámbito de la educación, la formación y la juventud. Los resultados se desarrollarán de tal modo que se puedan adaptar a las necesidades de los demás, transferir a nuevas áreas, mantenerse una vez acabado el periodo de financiación o utilizarse para influir en políticas y prácticas futuras.Difusión

 

Las actividades dirigidas a la difusión y el aprovechamiento de los resultados son ideales para mostrar el trabajo realizado en el marco del proyecto Erasmus+. Al compartir los resultados, las lecciones aprendidas y los productos y conclusiones más allá de las organizaciones participantes permitirán que una comunidad más amplia se beneficie de un trabajo que ha recibido financiación de la UE, además de promover los esfuerzos de la organización para alcanzar los objetivos de Erasmus+, que concede una importancia fundamental a la relación entre programa y políticas. Por lo tanto, cada uno de los proyectos apoyados por el programa es un paso hacia la consecución de los objetivos generales definidos por el programa para mejorar y modernizar los sistemas de educación, formación y juventud.

¿Qué se entiende por resultados de la actividad?

Los resultados son el producto de la actividad o el proyecto europeos financiados. El tipo de resultado variará según el tipo de proyecto. Los resultados pueden ser productos tangibles (tangibles (como planes de estudios, estudios, informes, materiales, actos o sitios web), pero también pueden consistir en el conocimiento y la experiencia adquiridos por los participantes, los socios u otras partes interesadas implicadas en el proyecto.

Los resultados del proyecto pueden ser de naturaleza diversa e incluir una parte concreta (tangible) y otra formada por las competencias y las
experiencias personales adquiridas tanto por los organizadores del proyecto como por los participantes (resultados intangibles).

Resultados

Los proyectos que actualmente están en funcionamiento han sido aprobados por su relevancia, por su diseño y por su implementación, y también porque se ha establecido un plan de difusión y explotación de los resultados. Ahora que ya está aprobado, finalizando en unos casos y en su segundo año en otros, se puede emplezar a ejecutar dicho plan, si no antes. En este plan, podría haberse contemplado la utilización de la plataforma de resultados de proyectos Erasmus+ “VALOR”.

Esta Plataforma de Resultados  es una herramienta que la Comisión Europea ha diseñado para el Programa Erasmus+. En ésta se incluye información y experiencias de proyectos que han alcanzado excelentes resultados en términos de impacto y comunicación. La citada Plataforma aumenta la visibilidad de los proyectos, permite compartir resultados, sirve de fuente de inspiración e incluso facilita el encuentro de futuros socios para otros proyectos.

Su uso en los proyectos de movilidad de Erasmus+ no es obligatoria, pero sí altamente recomendable, por las razones ya mencionadas.

Cumplimentación de informes intermedios y finales

Merece un capítulo aparte el tema de la cumplimentación de informes. La Mobility Tool+ permite que los beneficiarios presenten informes a la Agencia Nacional. El informe final contendrá un resumen de todas las actividades del proyecto, su presupuesto y otra información adicional. La mayor parte del contenido habrá sido volcado automáticamente con los datos que haya introducido en otras páginas de la herramienta. Además, al beneficiario se le requerirá otra información sobre la ejecución del proyecto. Dependiendo del tipo de acción del proyecto, el formato del informe final puede ser un PDF o un cuestionario web.

Los centros que comenzaron su proyecto de movilidad en 2014 y aquellos que hayan comenzado en 2015 y su duración sea de 12 meses, deberán presentar el informe final. La fecha de fin de plazo dependerá de la fecha de comienzo efectivo, así como de las posibles prórrogas que se hayan solicitado al SEPIE. Como norma general, el envío del informe final será en los 30 días naturales siguientes a la fecha del fin de proyecto. Este dato aplicable está recogido en el convenio de subvención.
Se desconoce el formato y el contenido que tendrá, pero se prevé que será similar al enviado por los centros con proyectos aprobados en 2014 cuya duración fue de 12 meses. La siguiente foto hace una recopilación aproximada del contenido de informe final.

informe_final_Ka1

Aquellos centros cuyos proyectos resultaron aprobados en la convocatoria de 2015 y duran 24 meses deberán presentar un informe intermedio. Este tiene como objetivo informar del desarrollo del proyecto durante el primer año de su ejecución. Según el convenio de subvención, su envío se realiza en los 30 días naturales siguientes a la fecha de finalización del periodo correspondiente a los 12 primeros meses. De esta forma, por ejemplo,  si el proyecto comenzó el 1 de junio de 2015, el fin de plazo acabará el 30 de junio. La siguiente foto hace una recopilación aproximada del contenido del informe intermedio.

Informe_intermedio

Los pasados 27 y 28 de abril, convocamos a los diferentes centros beneficiarios de KA101 y KA104 de las convocatorias de 2014 y de 2015 a una sesión de seguimiento para esclarecer las diferentes cuestiones sobre la gestión pedagógica, económica y administrativa de los proyectos.
Estas fueron las presentaciones empleadas:

 Sesión de seguimiento a centros con KA1 aprobado en 2014

 

Sesión de seguimiento a centros con KA1 aprobado en 2015

 

 

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