- INTRODUCCIÓN
- SOLICITUD DE CREACIÓN DE CONVOCATORIAS
- EDICIÓN DE CONVOCATORIAS
- GESTIÓN DE SOLICITUDES
- REPORTE DE INCIDENCIAS TÉCNICAS
- INCIDENCIAS FRECUENTES
INTRODUCCIÓN
Procedimientos para los centros educativos y profesorado
El Área de Tecnología Educativa pone a disposición de las personas coordinadoras de las distintas áreas de la DGOIC, un espacio web para publicar y gestionar los procedimientos publicados, con el fin de unificar el proceso de inscripción, consulta y gestión de los mismos.
En su página de Inicio se mostrarán todos los procedimientos con plazo de convocatoria abierta y una segunda sección para los procedimientos con plazo de convocatoria pendientes de subir documentación (memoria, certificaciones, justificantes, etc) y cerradas.
Los/as directores/as de los centros educativos, previa autenticación en la plataforma a través de su usuario corporativo, dispondrán de una zona de administración donde podrán gestionar todas las solicitudes de las convocatorias ofertadas en las que han participado sus centros, así como acceder a todos los documentos aportados en las mismas.
SOLICITUD DE CREACIÓN DE CONVOCATORIAS
A continuación se muestran los pasos a seguir para solicitar una URL para una nueva convocatoria y cómo editar la misma para mostrar la información necesaria.
Solicitar la URL de la convocatoria a ate.educacion@gobiernodecanarias.org, indicando una única persona responsable que tendrá acceso a editar la misma (posibilidad de editar fechas de la convocatoria, información a publicar,….).
Una vez creada por el equipo de ATE, la persona responsable puede entrar a la URL dada y editar la convocatoria en el botón que aparece al final de la misma:
EDICIÓN DE CONVOCATORIAS
A. PROCEDIMIENTO A SEGUIR ANTES DE LA PUBLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN
Se explicará a continuación el formulario dividido en varias secciones:
- Datos de la convocatoria:
En la primera parte del formulario se muestra: el título, el curso escolar, el área que convoca el proyecto, la tipología (siempre seleccionaremos Solicitud genérica de centros o de profesorado, dependiendo si la solicitud de participación se debe registrar a nombre del centro educativo o de una persona docente) y el estado donde en un primer momento aparecerá Convocatoria en borrador. Habrá que pasarla a Convocatoria abierta cuando se publique en la web de la CEUCD y mientras está abierto el plazo de solicitud de inscripción. Posteriormente, habrá que pasarlo a Convocatoria cerrada, en período de reclamaciones o pendiente de documentación, en el momento que finalice el plazo de inscripción, pero aún queda abierta la posibilidad de subir memoria final, certificaciones,….
Si la convocatoria fuera dirigida a centros privados y/o concertados, marcar la opción correspondiente para que en la página de la convocatoria aparezca el siguiente mensaje, ya que suelen tener problemas de acceso.
2. Imagen:
Se podrá subir un archivo que sea el logo personalizado del convocante, solamente en el caso de proyectos o convenios de fundaciones o entidades externas con la CEUCD.
También es posible cambiar el color de la cabecera de nuestro procedimientos entre los mostrados a continuación.
- Instrucciones, objetivos, dirigido a…
En este apartado se podrá editar las instrucciones generales de la convocatoria y el Aviso de validación, ambos campos vienen escritos por defecto pero son editables. También veremos dos campos para introducir los Objetivos y el apartado Dirigido a, los cuales vienen con un texto por defecto que se deberá sustituir.
Todos los campos tienen la posibilidad de editarlos con un editor Visual o con HTML.
Consejo: Para evitar que al copiar y pegar, desde un documento de texto, se arrastre código de formato que pueda corromper la página, es recomendable pegar el texto en el editor HTML. A continuación pasar al editor Visual y darle el formato deseado.
En la web estos campos se muestran como se observa en la siguiente imagen.
4. Calendario
En el espacio de “Datos adicionales al calendario de fechas” se puede poner otras fechas del procedimiento, por ejemplo, la de las distintas fases del proyecto, fechas de formaciones,…
Consejo: para evitar que el plazo de finalización o de comienzo de inscripciones, reclamaciones,…. coincidan con días no hábiles, en la resolución indicar los plazos siempre en días hábiles.
- Añadir pestañas
Por defecto, siempre habrá tres pestañas: Objetivos, Dirigido a y Calendario. Si se desea incluir alguna pestaña más, hasta un máximo de seis en total, habrá que rellenar el apartado mostrado en la siguiente imagen, uno por cada pestaña.
- Texto de compromiso
El texto de compromiso se visualiza en el documento impreso de la solicitud después de “El Equipo Directivo acepta…”
Se puede dejar el texto genérico que aparece por defecto o personalizarlo.
- Pasos y documentación: proyectos, memoria, certificaciones y otros
Lo habitual es que todos los procedimientos requieran 3 pasos para completar la inscripción (1. Rellenar el formulario; 2. Imprimir el documento de solicitud y 3. Subir el impreso para confirmar la solicitud). El título y la descripción se pueden personalizar. Si no desea que aparezcan los paso 2 y 3, borrar el título y dejarlo en blanco.
Si se desea que aparezcan más apartados marcar y completar título, instrucciones y fecha límite en:
Para distinguir los bloques se les ha puesto Proyecto, Memoria y Otros Documentos, pero puede utilizarse para los documentos que requiera la convocatoria (anexos, justificaciones, situaciones de aprendizaje, …) cambiando el título.
Cuando se selecciona la opción de “Certificaciones” en la página de la convocatoria se muestra:
- Modelos de documentos
Si se desea aportar modelos de documentación, subir los mismos al campo siguiente:
- Más información
- Gestores de la convocatoria
Las personas seleccionadas en el siguiente campo serán las que tendrán acceso a consultar las solicitudes de los centros en tiempo real, el acceso a dicha información se explica en el apartado IV. GESTIONAR SOLICITUDES de este tutorial. Si hay incorporaciones o bajas, pueden notificarlo en el formulario de incidencias que se encuentra en el menú: Ayuda → Reporte de incidencias técnicas.
B. PROCEDIMIENTO A SEGUIR EN EL MOMENTO DE LA PUBLICACIÓN DE LA RESOLUCIÓN
Una vez se publique la convocatoria en la web de la CEUCD, acceder a la misma para cambiar y gestionar lo siguiente:
- Estado de la convocatoria.
Cambiar a Convocatoria abierta
- Confirmar las fechas de inicio y finalización de la presentación de solicitudes, según fecha de publicación.
- Subir el pdf de la resolución que se ha publicado en la web de la CEUCD en:
- Y por último, hacer clic en Actualizar al final de la página.
Puede volver a editar la convocatoria las veces que necesite para ajustar cualquier información que considere.
Será necesario volver a editarla cuando finalice el plazo de solicitudes para cambiar el estado a Convocatoria cerrada y/o pendiente de documentación; cuando se publique el listado provisional de centros admitidos, ya las fechas del periodo de reclamaciones. Y en la publicación del Listado definitivo.
GESTIÓN DE SOLICITUDES
Las personas seleccionadas para gestionar las solicitudes podrán acceder a una tabla para consultar en tiempo real las solicitudes de los centros, documentación, certificaciones, etc.
En primer lugar se accede a la tabla de convocatorias asignadas en el menú Administrar
La tabla dará acceso, para cada convocatoria, a la gestión de solicitudes, a la gestión de otras opciones y a la gestión de certificaciones.
Cada una de estas gestiones se muestran en tablas. Las tablas se pueden filtrar por isla, y cada columna se puede ordenar alfabéticamente.
Además, pulsando en “Descargar tabla” se exportará a archivos .csv. Estos archivos se deben abrir con LibreOffice Calc, seleccionando la opción “Sistema” en Conjunto de caracteres. Es importante recordar que los archivos .csv no guardan cambios de formato, para eso hay que Guardar como… archivo tipo Hoja de cálculo de Excel (.xls) o LibreOffice Calc (.ods).
REPORTE DE INCIDENCIAS TÉCNICAS
Cualquier incidencia técnica en la web de procedimientos debe ser enviada a:
Este debe ser el contacto para incidencias técnicas que rellenen en la ficha de publicación para la web CEUCD.
INCIDENCIAS FRECUENTES
- “El director o la directora no puede acceder al formulario de solicitud”
Es requisito indispensable estar validado en el espacio web para acceder a los formularios de inscripción.
El perfil de Dirección se asigna manualmente, por tanto, si el usuario ha sido nombrado recientemente debe ponerse en contacto con ATE a través del formulario de incidencias para que se le dé de alta.
- “El director o la directora no puede acceder a subir documentación o modificar datos”
Las solicitudes de cada procedimiento vienen asignadas a la persona que las creó. Si ha habido cambio en la Dirección del centro debe comunicarlo a ATE a través del formulario de incidencias para cambiar el propietario de dicha inscripción y pueda acceder a todos los apartados de la misma.
Se puede consultar quien solicitó las distintas convocatorias de un determinado centro educativo,así como la documentación relacionada a las mismas. Solamente es necesario estar dado de alta como director o directora de su centro y acceder al menú: Administrar → Sus solicitudes: Para centro educativo
3. “El director o la directora desea modificar los datos de la persona coordinadora o del profesorado participante”
El director o la directora del centro, si fue quien creó la solicitud de participación (en caso contrario ver incidencia 2), puede acceder a la página del procedimiento y validarse con su usuario corporativo. Una vez validado se le activa el botón para indicar el “Profesorado participante”. En el primer círculo, puede modificar los datos de la persona coordinadora y de los participantes que necesite.
Se abrirá una nueva página con los datos introducidos cuando realizó la solicitud. Introduzca los nuevos datos y pulse en el botón “Guardar cambios”.