Tema 2: Introducción a Calc

3.7. Imprimir

Antes de imprimir nuestro documento podemos ver la apariencia final que tendrá, teniendo en cuenta el dispositivo de impresión que se va a utilizar.

Para ello, vamos a activar la vista preliminar de dos formar:

• desde “Archivo” que está en la barra de menú dando en “Vista preliminar”.
• haciendo clic en el icono “Vista preliminar” de la barra de herramientas estándar.

Al entrar en la vista preliminar de un documento estamos visualizando, de forma previa, lo que saldrá por la impresora. Si nos fijamos, veremos que hay opciones que se desactivan al entrar en la vista preliminar. La razón es que no podremos editar los datos del documento mientras se encuentre en este tipo de vista.

Sin embargo, vemos que aparece una nueva barra de herramientas que nos ofrece las siguientes funciones:

• Página anterior: Nos lleva a la página anterior en el documento. Si es la primera página o el documento sólo tiene una página, esta opción se desactivará.
• Página siguiente: Nos lleva a la página siguiente del documento.
• Primera página: Nos permite ir a la primera página del documento.
• Última página: Nos desplazará a la última página del documento.
• Aumentar y reducir escala: Esta opción nos permite cambiar el tamaño de visualización del documento en tanto por cierto.
• Pantalla completa: Esconde el menú permitiendo ver el documento en toda la pantalla.
• Formato de la página: Abre la ventana “Estilo de hoja” por si queremos modificar el aspecto de la hoja que queremos imprimir.
• Márgenes: Muestra u oculta los márgenes de la hoja que vamos a imprimir.
• Factor escala: Aumenta o disminuye el tamaño de los caracteres para que quepan más o menos datos en la hoja que vamos a imprimir.
• Cerrar vista preliminar: Cierra la ventana actual y nos devuelve al área de trabajo.

Una vez que nos hemos cerciorado de que el aspecto del documento es correcto, pasamos a la impresión de nuestro archivo. Obviamente necesitamos tener una impresora correctamente instalada para poder hacerlo.

• Desde la opción “Imprimir” en el apartado “Archivo” de la barra de menú.
• Dando al icono “Imprimir” que tenemos en la barra de herramientas estándar.
• Con la combinación de teclas Ctrl + P.

Con estas tres opciones se nos abre la ventana de imprimir donde especificaremos la configuración de algunos aspectos.

3.7.1 Pestaña General.

En esta pestaña nos podemos encontrar las siguientes opciones:

• impresora: Podemos seleccionar el dispositivo por el que deseamos lanzar la impresión de nuestro documento. Hacemos clic sobre el botón “+ Detalles” para obtener información de la impresora seleccionada.
• intervalo y copias:
  • Todas las hojas, hojas seleccionadas o celdas seleccionadas: Indicaremos la parte que vamos a imprimir.
  • activando “Páginas”, podremos definir cualquier rango de hojas a imprimir:
    • imprimir una página determinada: Supongamos que sólo queremos imprimir la página 3. Activamos la opción haciendo clic en “Páginas” y escribimos en la caja el número de la página, en nuestro caso el 3.
    • imprimir páginas sueltas: En esta ocasión, imaginemos que queremos imprimir las páginas 2, 4, 6, 8 y 9. Entonces escribiremos cada una de las páginas separadas por puntos y coma (2;4;6;8;9).
    • imprimir un rango de páginas: Si quisiéramos imprimir las páginas que van desde la 3 hasta la 15, lo indicaremos escribiendo el número de la primera y última página separados por un guion 3-15.
    • si quisiéramos imprimir desde una página determinada (por ejemplo 3) hasta el final, indicaremos 3-. Si lo que queremos es imprimir desde el principio del documento hasta la página 3 pondremos el guion delante -3.

Recuerde que estos ejemplos se pueden combinar, pero siempre separando los distintos grupos con un punto y coma.

• En “Cantidad de copias” podemos definir el número de ejemplares que deseamos imprimir.
• Podemos definir el modo de coleccionar las copias con la opción “Ordenar”. Supongamos un documento de tres páginas del cual imprimimos tres copias.
  1. Si activamos “Ordenar” se imprimirán las diferentes copias coleccionadas: 1,2,3 - 1,2,3 - 1,2,3
  2. Si desactivamos esta opción, las copias se imprimirán sin coleccionar: 1,1,1 – 2,2,2 – 3,3,3.

3.7.2 Pestaña OpenOffice Calc.

En esta página solo indicaremos sí queremos que nos imprima las hojas en blanco.

3.7.3 Pestaña Diseño de página.

Otra posibilidad que nos proporciona Calc es indicar en cuántas páginas va quedar dividida cada una de las hojas que vamos a imprimir. También configuraremos el orden en el que saldrán por impresora.

3.7.4 Pestaña Opciones.

Desde esta pestaña se puede establecer las siguientes opciones adicionales:

• Imprimir en un archivo: Nuestro documento de Calc se imprimirá a un archivo con extensión “.PRN” que guardaremos en una unidad de almacenamiento. El archivo resultante podemos enviarlo por correo electrónico o copiarlo a un pen, para imprimirlo más tarde o en otro lugar con sólo arrastrarlo sobre el icono de la impresora.
• Crear trabajos de impresión individuales para la impresión ordenada: En el caso de imprimir varias copias de nuestro documento, podemos establecer el orden de impresión en la pestaña “General”.
• Use únicamente el alimentador de papel definido en las preferencias de la impresora: En impresoras con varias bandejas de alimentación del papel es habitual cargar más de una con un mismo tipo de papel; la impresora selecciona entonces de qué bandeja tomar el papel. Activando esta opción, se fuerza a la impresora a tomar el papel de la bandeja especificada en la configuración de sistema de la impresora.