Seguimiento de proyectos: resumen de la jornada y acceso a documentos referidos
El pasado día 14 de junio de 2017, la Oficina de Programas Europeos de Educación de Canarias se reunió con los centros que desarrollan proyectos de movilidades para el aprendizaje (KA101 y KA104) de la convocatoria de 2015 y 2016, y que se encuentran en el proceso de redacción de los informes intermedios y finales. Los objetivos de dicha reunión eran los de apoyar la redacción de estos informes y realizar un seguimiento del desarrollo de los proyectos, además de facilitar la comunicación entre los propios centros, y éstos con la OPEEC. Los puntos del orden del día fueron (presentación utilizada en la sesión):
- VIDA DE LOS PROYECTOS
- INFORME INTERMEDIO Y FINAL
- IMPACTO Y DIFUSIÓN, VISIBILIDAD DEL PROYECTO
- GESTIÓN ECONÓMICA y DOCUMENTAL
- RUEGOS Y PREGUNTAS
- Vida de los proyectos:
- Se hace hincapié en los documentos que se tienen que anexar al informe. Es importante que el centro beneficiario tenga preparados los documento para que los centros de acogida los firmen y se pueda volver a la institución de envío con ellos. Los centros plantean sus situaciones particulares.
- En este enlace pueden consultar los documentos de convenio para centro beneficiario y participante, que son parte de lo que tienen que anexar.
- Por otro lado, se recomiendo a los compañeros y compañeras que confirmen que las empresas que anuncian cursos estructurados cumplen las condiciones necesarias para ser proveedores dentro del marco del programa Erasmus+. De esta manera nos evitamos cancelaciones y posibles modificaciones innecesarias al convenio firmado con el SEPIE. Importante hacer comprobación de que las instituciones de acogida estén validadas a través del PIC
- Otro punto importante sobre el que se hace hincapié es la necesidad de que los centros tramiten, a la mayor brevedad posible, la comunicación a la Agencia Nacional del cambio que se produzca (en caso de que se produzca) tanto de la persona de contacto como de la persona responsable de la institución beneficiaria.
- Informes:
- Se realiza un recorrido por los aspectos a destacar del proceso de redacción de los informes. También se invita a los centros a visionar el Webinar publicado por el SEPIE, donde se encuentran descritos todos los elementos formales del proceso de redacción de dichos informes.
- En relación a la difusión, y como forma de optimizar los recursos con los que cuenta la Consejería de Educación y Universidades, se invita a los centros a que envíen a la Oficina de Programas Europeos de Educación de Canarias reseñas sobre sus proyectos para la publicación en blog de La Oficina y el envío a los servicios de noticias de la propia Consejería.
- También se recuerda a los centros la importancia de llevar una gestión económica eficiente de los proyectos. Llevando al día los datos de la Mobility Tool y teniendo cumplida justificación de los gastos, organizados según las distintas partidas concedidas para el proyecto, la institución beneficiaria garantiza una gestión transparente de los fondos recibidos, no sólo cara a la consolidación de la subvención, sino también cara a una eventual auditoría. Como ejemplo de esta gestión transparente, y formando parte de los gastos de los centros en las movilidades realizadas, el centro debe aportar factura por la emisión de un seguro para cada una de ellas. Estos gastos deberán ser asignados a la partida de apoyo a la gestión. En caso de que la agencia les haya asignado un seguro de forma conjunta con los billetes, se les recomienda que soliciten factura aparte, con el fin de facilitarles la justificación.
- El hecho de ser receptores de la información de todos los proyectos ha permitido a la OPEEC redactar un resumen de los comentarios que los distintos evaluadores han realizado de los informes intermedios y finales de los proyectos en marcha. Compartiremos dicho documento, al que hicimos referencia durante la reunión, con el fin de facilitarles el proceso de redacción de sus propios informes.
- Ruegos y Preguntas:
- Se pide a los centros que asisten que compartan con La Oficina la documentación más relevante de los proyectos: convenio, informes, evaluación de informes, número de movilidades. De esta forma, garantizamos poder realizar un asesoramiento mucho más directo, además de poder tener acceso a una imagen general de la situación del programa Erasmus+ en Canarias.
- También se comunica a los centros que existe un nuevo procedimiento de certificación en la Oficina de Programas Europeos de Educación de Canarias. El procedimiento estará disponible en breve en la sección al efecto.
- También se les recuerda a los compañeros y compañeras que asisten a la reunión la importancia de comunicar a las Direcciones Territoriales, en tiempo y forma, con el fin de que se tramite las sustituciones pertinentes. En este formulario tienen los datos a cumplimentar y el canal por el que se debe trasmitir.
- Animamos, también, a los centros a llevar a cabo una difusión del centros a través del School Education Gateway, que servirá como escaparate de buenas prácticas en Canarias, con el fin de que la Comunidad se aumente la recepción de centros del exterior en el marco de sus propios proyectos Erasmus+.
- La Oficina está llevando a cabo mejoras en su blog, con el fin de facilitar algunas de las labores de los centros. En breve iremos comunicando los distintos procesos.
- También se comparte con los y las asistentes a la reunión de seguimiento la importancia estratégica del uso de la plataforma Etwinning, no sólo como herramienta de búsqueda de instituciones con las que compartir algún proyecto Erasmus+, sino también como forma de iniciar pequeñas iniciativas de intercambios educativos con el alumnado.
- Se informe también de la apertura del proceso de petición de formar parte del banco de centros receptores de alumnado Erasmus+ en prácticas. En esta entrada de nuestro blog, tienen todos los detalles. Además, pueden consultar el procedimiento en este documento. La solicitud de participación se realiza a través de este formulario.
