Preguntas frecuentes

Si ya tenemos funcionando una cuenta de Google, dentro de un G Suite propio, con dominio de centro, ¿puedo seguir utilizándola?

No, no se pueden seguir utilizando las cuentas de G Suite propias del centro.

Tal como se indica en el artículo 32 del RGPD, “el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo”; en este sentido, la Consejería de Educación ha realizado el análisis de riesgos y la evaluación de impacto del G Suite Educativo suscrito bajo convenio y ha aplicado las medidas correspondientes.

​Por tanto, los centros educativos deberán cerrar los G Suite o Workspaces propios que aún tengan en funcionamiento, ya que el único G Suite que puede usarse, es el G Suite Educativo de la Consejería.

​​​​Las instrucciones para proceder al cierre son las siguientes:

  1. Acceder a la consola de administración del G Suite propio.
  2. Eliminar las cuentas de usuario dejando 1 super administrador.
  3. Desinstalar las aplicaciones del Marketplace.
  4. Cancelar las suscripciones.
  5. Eliminar la cuenta.

En caso de encontrar problemas en este procedimiento, los centros deberán solicitar asistencia a Google, a través de un ticket de soporte.

Finalmente, se dará de baja el dominio contratado atendiendo a la ORDEN de 23 de mayo de 2019, por la que se aprueba la política de dominios en internet de la Administración Pública de la Comunidad Autónoma.

¿Qué ventajas tiene el G Suite de la Consejería de Educación?

El uso de este G Suite Educativo de la Consejería de Educación ofrece la garantía de estar recogido en el convenio que ha firmado la Consejería de Educación, y para ello se ha creado el correspondiente registro de actividad de tratamiento de datos personales denominado “Solución tecnológica para la comunicación y colaboración G Suite”.

Por otro lado, al acceder al servicio a través de la validación con las credenciales del usuario corporativo del Gobierno de Canarias se asegura la correcta identificación de la persona usuaria del servicio. Además tiene la ventaja de ofrecer al profesorado una cuenta de docente que no dependerá del centro educativo donde realice su desempeño, porque le permite utilizarla en cualquier centro público de Canarias.

¿Hay un plazo límite para migrar al G Suite de la CEUCD?

No se ha establecido un plazo concreto para la transición al G Suite Educativo de la Consejería de Educación, pero se recomienda realizarlo lo antes posible para quedar amparado por el convenio y conforme al registro de la actividad de tratamiento de datos SOLUCIÓN TECNOLÓGICA PARA LA COMUNICACIÓN Y LA COLABORACIÓN G SUITE“.

Cuando se activó el servicio de G Suite del centro se le hizo firmar un consentimiento a las familias. ¿Sirve ese consentimiento para el G Suite Educativo de la Consejería? ¿Con qué frecuencia se pasa dicho modelo?

Solo tiene validez el modelo de Consentimiento Informado realizado ex profeso  para  hacer uso del servicio del G Suite Educativo de la Consejería de Educación. Este documento firmado se custodiará en el centro y se solicitará a todo el alumnado para poder gestionar sus cuentas en el G Suite. 

Cada alumno o alumna debe tener dicho documento firmado cuando se incorpore por primera vez al centro, y no será necesario volver a solicitarlo, a no ser que se quiera revocar.

¿Qué ocurre cuando se transfiere el contenido de un G Suite cualquiera al nuevo G Suite Educativo de la Consejería de Educación?

Los servicios que se transfieren a través de la “Gestión de la cuenta” del G Suite son el Gmail y el Drive. En este proceso, que lo tiene que realizar cada usuario, se transfieren todos los datos del correo electrónico de Gmail (excepto los contactos, los chats y las tareas) y los documentos de su propiedad que figuren en Google Drive (excepto los archivos de la sección «Google Fotos» de Drive y los archivos incluidos en unidades compartidas).

Los archivos originales permanecen en la cuenta del G Suite de origen, de manera que, una vez realizada la transferencia, los cambios que se hagan en los archivos copiados no afectarán a los originales; puesto que se transfiere la propiedad a la nueva cuenta de G Suite Educativo.

¿Existe límite en el número de cuentas?

Sí, cada persona usuaria (alumnado o profesorado) tendrá una única cuenta para utilizar los servicios del G Suite. En el caso del alumnado será su CIAL@canariaseducacion.es y en el caso del profesorado, UID@canariaseducacion.es.

Además, a cada centro educativo, cuando solicite el servicio del G Suite Educativo, se le proporciona una cuenta institucional (codigodelcentro@canariaseducacion.es) con la que podrá acceder a los servicios de G Suite utilizando las credenciales de la cuenta de correo corporativa de la institución.

¿Existe límite de conexiones en Meet?

Actualmente, existe una limitación de hasta 100 participantes durante una videoconferencia de Meet.

¿Es posible exportar toda la estructura del G Suite actual, propia del centro, a la nueva cuenta de G Suite de la Consejería de Educación?

No, la estructura de un G Suite anterior no se puede migrar al G Suite Educativo de la Consejería de Educación, pero se puede transferir o copiar el contenido de algunos de los servicios del G Suite, tal y como se explica en el apartado correspondiente de esta página web.

¿Si se activa el correo de “@canariaseducacion.es” del G Suite Educativo de la Consejería de Educación se cancela el correo corporativo de "gobiernodecanarias.org"?

No, la cuenta “@canariaseducacion.es” viene incluida y es necesaria para el acceso al paquete de los servicios de G Suite. El correo corporativo a efectos oficiales sigue siendo “@gobiernodecanarias.org”

¿Para qué se puede usar el correo “@canariaseducacion.es”?

 El uso del correo electrónico del profesorado y del alumnado asociados al GSuite Educativo de la CEUCD solo se puede utilizar para fines educativos, siempre que los usuarios hayan firmado el  consentimiento informado del uso de los servicios del GSuite. 

Para finalidades administrativas, de gestión y de comunicación con las familias se utilizará el correo corporativo del centro y del profesorado “@gobiernodecanarias.org”

El alumnado tiene restringido el servicio de correo electrónico, de forma que solo puede enviar y recibir mensajes del dominio del GSuite Educativo de la Consejería de Educación y del dominio de @gobiernodecanarias.org.

¿Se pueden realizar videoconferencias con Meet con personal externo a la CEUCD o que tenga otras cuentas personales de Google?

Sí, se pueden invitar a personas ajenas al dominio de “canariaseducacion.es”.

¿Se puede usar GSuite de forma independiente a EVAGD?

Sí, son dos entornos virtuales independientes pero pueden usarse de forma complementaria y enriquecer ambos con sus distintas prestaciones.

¿Se integrarán herramientas colaborativas como Google Drive y OneDrive en EVAGD?

Algunos de los servicios de GSuite se implementarán en nuestro entorno de trabajo de EVAGD para ampliar sus funcionalidades. Con respecto al OneDrive de Microsoft, está pendiente de la firma de convenio correspondiente y se active dicho servicio, también se integrará en el entorno de EVAGD.

¿Qué va a ocurrir con los archivos compartidos de Drive cuando un docente o una docente se va del centro? (sea o no sea el propietario)

Cuando un docente o una docente se vaya del centro, se llevará los archivos del Drive de los que sea propietario o propietaria. Por ese motivo, es muy recomendable que el profesorado comparta las carpetas y archivos con la cuenta institucional del centro.

¿Puedo migrar los contenidos de mi cuenta personal (no GSUITE) a la cuenta de G Suite Educativo de la Consejería de Educación?

No, no es posible transferir el contenido de una cuenta personal de Gmail a una cuenta de G Suite.

Si un alumno o alumna cambia de centro, ¿qué pasa con su cuenta?

La cuenta que tiene en el G Suite Educativo está asociada al alumno o alumna, por tanto va con él o ella. En el centro de destino, el equipo directivo, tendrá que solicitar nuevamente el documento de Consentimiento Informado para que continúe utilizando su cuenta, en caso de no tenerlo firmado tendrá que deshabilitar su cuenta.

¿Pueden utilizarse las cuentas del G Suite del alumnado en tabletas personales?

Sí, se puede utilizar pero no podrá  instalar aplicaciones del Google Play ya que este servicio está desactivado para el alumnado por seguridad.

¿Habrá formación sobre G Suite?

Sí. Desde que se ha activado el servicio de G Suite educativo de la CEUCD, se ha empezado a ofrecer formación para su uso al Profesorado.

¿Qué políticas se van a aplicar en el correo Gmail tanto de alumnado, profesorado y a las cuentas institucionales de los centros?

A las cuentas institucionales y del profesorado no se les va a aplicar ningún ajuste restrictivo, sin embargo, las cuentas del alumnado estarán restringidas al uso dentro del dominio de la Consejería de Educación de Canarias.

¿Pueden invitarse a las clases de Classroom de “canariasducacion.es" a usuarios de "otros dominios"?

No, no se pueden invitar a personas de otros G Suite, solo a personas dentro del dominio.

¿Qué ocurre cuando cesa mi actividad en un centro educativo?

Se deshabilitarán de forma automática las cuentas del GSuite de aquellos usuarios finales que finalicen su vínculo en un centro público no universitario de Canarias. Por ello se recomienda que, tanto el alumnado que vaya a finalizar su etapa educativa no universitaria y el profesorado que vaya a jubilarse, debería realizar copia de los datos que desee conservar dentro de los servicios de Google, ya que su cuenta quedará suspendida.

La cuenta de usuario del profesorado sustituto quedará suspendida temporalmente, hasta que vuelva a incorporarse a un nuevo centro educativo.

¿Es posible ver vídeos de Youtube con la cuenta del alumnado si está la sesión iniciada en el navegador o iniciada la sesión en un Chromebook?

No. A partir del 1 de septiembre de 2021, Google actualizó sus políticas de servicio aplicando un ajuste relacionado con la edad de los usuarios. De tal modo que el alumnado, que tiene el servicio de YouTube desactivado, al iniciar sesión con su cuenta de Google Workspace no podrá visualizar los vídeos de Youtube.com ni de las aplicaciones de YouTube. Sin embargo, podrán seguir viendo los vídeos de YouTube que se hayan añadido en las Aulas Virtuales EVAGD, Campus, Aula Digital Canaria y Google Classroom. También tendrán acceso a la visualización de Vídeos de YouTube Kids.

¿Por qué no es posible integrar Google Classroom con aplicaciones externas?

La configuración del G Suite Educativo de la Consejería de Educación tiene la API de Google Classroom deshabilitada, de manera que el profesorado no puede conceder el acceso a ninguna aplicación de terceros.

El motivo por el que se ha deshabilitado el acceso es asegurar el cumplimiento de la normativa de Protección de datos, ya que no se puede garantizar la seguridad de las transferencias de datos que existan ni la tipología de datos que se comparten entre las aplicaciones de Google y las de terceros.

Más información: Circular de la Dirección General de Ordenación, Innovación y Calidad de la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes por la que se informa sobre el uso de aplicaciones de terceros no conveniadas a través del servicio G Suite educativo y sobre el uso de sistemas de información y comunicación con la comunidad educativa en materia de protección de datos.

¿Por qué no se puede acceder a los libros digitales con la cuenta del GSuite educativo de la Consejería de Educación?

Los ajustes aplicados a la configuración del G Suite educativo de la Consejería de Educación no permiten el acceso a aplicaciones de terceros no conveniadas, en las que el alumnado deba registrarse con su cuenta de usuario de G Suite educativo, con el fin de garantizar los derechos del alumnado en materia de protección de datos personales.

La Agencia Española de Protección de datos (AEPD), señala en la Guía para centros educativos que cuando la adquisición de libros digitales implique la remisión de la relación de los alumnos y alumnas con datos personales a las editoriales, se deberá informar de dicha comunicación de datos y de las finalidades de la comunicación a los alumnos, alumnas y/o a los padres, madres o tutores, y señala también que las editoriales carecen de legitimación para el tratamiento de los datos personales para fines distintos de los previstos en la licencia del servicio (resultado de pruebas, perfiles, publicidad, etc.), por lo que tendrán que recabar el consentimiento específico.

En el caso de los libros de texto digitales, será el responsable del alumnado el que deberá aceptar las políticas de privacidad de la editorial para acceder a la plataforma del libro de texto digital, y deberá hacerlo con una cuenta distinta a la del G Suite educativo.

Cuando las familias no consienten: debe combinarse el uso de libro digital y libro en papel de forma simultánea en el aula. No debiéndose utilizar aplicaciones de editoriales, que requieran registro, para la realización de actividades.

Más información: Circular de la Dirección General de Ordenación, Innovación y Calidad de la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes por la que se informa sobre el uso de aplicaciones de terceros no conveniadas a través del servicio G Suite educativo y sobre el uso de sistemas de información y comunicación con la comunidad educativa en materia de protección de datos.

¿Qué restricciones tienen las cuentas del alumnado?

  • Gmail: el alumnado solo puede enviar y recibir mensajes del dominio del GSuite Educativo de la Consejería de Educación y del dominio @gobiernodecanarias.org
  • Chat: el alumnado tiene desactivado el servicio de chat.
  • Meet: el alumnado no puede crear salas de videoconferencia pero sí puede participar en ellas.
  • Drive: el alumnado solo puede compartir archivos con los usuarios del GSuite Educativo de la Consejería de Educación.
  • Sites: el alumnado no puede crear páginas “Sites” pero sí podrá editar aquellas que le comparta el profesorado.
  • Youtube: el alumnado tiene deshabilitado el servicio de Youtube, pero podrá visualizar los vídeos que le comparta el profesorado a través del Classroom.
  • API de terceros: el alumnado no puede registrarse en aplicaciones de terceros con la cuenta del GSuite Educativo de la Consejería de Educación.
  • Google Play: el alumnado no podrá instalar aplicaciones en dispositivos Android